Tartu Noorsootöö Keskuse andmekaitsetingimused
Tartu Noorsootöö Keskuse peamiseks eesmärgiks on luua Tartu linna noortele innustav
ja uuenduslik noorsootöö keskkond. Oma põhiülesandeid täites puutume mitmel juhul
kokku laste või nende vanemate isikuandmetega.
Järgnevalt anname ülevaate, mis eesmärgil me isikuandmeid kasutame, kuidas on
korraldatud nende andmete hoidmine, millal võime neid edastada kolmandatele
isikutele ning millised on teie õigused isikuandmete töötlemisel. Juhtudel, mis pole
allpool kirjeldatud, informeerime isikuandmete kasutamise eesmärgist, säilitamisest jms
isikuandmete kogumise alguses (nt nõusoleku võtmisel). Küsime nõusolekut nii, et see
on selgelt eristatud muudest küsimustest ja vormistatud nii, et seda saab hiljem
tõendada (nt allkirjastatud avalduses, e-kirjas, SMSis).
Isikuandmete koosseis sõltub konkreetsest teenusest, kuid arvestame alati
minimaalsuse põhimõttega ehk kogume ainult neid isikuandmeid, mis on vajalikud meie
teenuste pakkumiseks.
Kui külastate noortekeskust
Noorte osaluste toetamiseks, nende huvidele vastavate tegevuse pakkumiseks ning
turvalise keskkonna tagamiseks registreerime iga külastuse. Registreerimiseks kasutame
Eesti Avatud Noortekeskuste Ühenduse (ANK) logiraamatut. Noortekeskuse
esmakordsel külastusel luuakse vanema nõusolekul logiraamatusse konto ja selleks
küsime me ees- ja perekonnanime, kasutajanime (selle saab noor ise valida), elukoha
riik, KOV, sünniaasta, sugu, peamine suhtluskeel (saab ka valida, et ei avalda),
õppeasutus (saab samuti valida, et ei avalda), lisaks on ankeedis võimalik lisada enda ja
lapsevanema e-posti aadressi, aga nende täitmine ei ole kohustuslik. Registreerimisel
kogutud andmeid kasutame hiljem statistika tegemiseks. Andmed anonümiseeritakse ja
konto kustutatakse, kui noor ei ole pikemat aega keskuste töös osalenud.
Logiraamatusse kantud infot ei avalikustata kolmandatele isikutele.
Kui registreerite end meie korraldatud üritusele
Üritusele registreerimisel küsitud andmeid kasutame üritusel osalejate nimekirja
koostamiseks ja vajadusel osalejaga ühenduse võtmiseks.
Andmeid säilitame mõistliku aja jooksul peale ürituse lõppemist, sh arvestame
vajadusega võtta ühendust osalejatega üritusega seonduva informatsiooni
edastamiseks.
Kui üritust rahastatakse Euroopa Liidu struktuuritoetuste vahenditest, säilitame sellise
üritusega seotud dokumente (nt registreerimislehed) rahastaja seatud reeglite kohaselt,
mis tavapäraselt on 5 aastat pärast vastava projekti lõppemist. Selliste ürituste
registreerimislehed on tähistatud Euroopa Liidu sümboolikaga. Rahastajal on õigus
tutvuda rahastatud projektiga seotud dokumentidega, sh üritusel osalenute
nimekirjadega.
Kui esitate noorte omaalgatusprojekti (NOA) taotluse
Projektide taotlemisel ja projekti aruannetes esitatud andmeid kasutame lepingu
sõlmimisel ja projekti elluviimise kontrollimisel. NOA projekti taotlust säilitame 3 kuud
peale uue perioodi algust. Periood on jaanuarist detsembrini. Aruandeid ja lepinguid
säilitame 10 aastat peale lepingu lõppemist.
Kui tellite meie kuukirja
Igakuise uudiskirja tellijaks asudes saadame noortekeskuste info ning uudised otse tellija
postkasti. Iga kuukirja lõpus on info, kuidas kuukirjast loobuda.
Kui registreerite end malevasse
Registreerimisvormil küsitud andmeid kasutame malevarühmade komplekteerimiseks,
malevlasega töölepingu sõlmimiseks ning malevasse soovija või tema
lapsevanemaga/eestkostjaga ühenduse võtmiseks. Registreerimisel küsitud andmeid
kustutame peale maleva komplekteerimist ühe aasta jooksul. Töölepinguid säilitame 10
aastat pärast töösuhte lõppemist.
Töölepingu täitmise käigus edastame malevlase andmed Maksu- ja Tolliameti nõutud
ulatuses töötamise registreerimiseks ja maksude arvestamiseks.
Kui osalete meie tegevuses vabatahtlikuna
Vabatahtlike töötajatega lepingu sõlmimisel küsitud andmed edastame töötamise
registreerimiseks Maksu- ja Tolliametile nende nõutud mahus. Lepinguid säilitame 10
aastat pärast vabatahtliku tegevuse lõppemist.
Kui jäädvustame noortekeskuse tegevust piltidel või videotes
Kuna noortekeskuste tegevuses saavad osaleda kõik huvilised, on noortekeskus avalik
koht, v. a territoorium ja ruumid, kuhu kõrvaliste isikute juurdepääs on vastavalt
piiratud. Avalikustame Tartu Noorsootöö Keskuse veebilehel ja sotsiaalmeedia kontodel
avalikus kohas tehtud pilte/videomaterjali. Sedagi vaid juhtudel, kui me oleme
teavitanud eelnevalt pildistamisest või filmimisest ning noorel on võimalik enda
jäädvustamist vältida. Väldime alaealiste piltide avalikustamist.
Meie korraldatavatel suursündmustel (Tartu linna lastekaitsepäev, Tartu Noortepäev ja
Tartu Tarkusepäev, Tartu Noortepidu) me eelnevalt jäädvustamisest ei teavita, kuna nende ürituse avalikku
iseloomu arvestades võib seal avalikustamise eesmärgil jäädvustamist mõistlikult
eeldada.
Kõikidel muudel juhtudel küsime piltide/videomaterjali avalikustamiseks nõusolekut.
Samasid põhimõtteid on Tartu Noorsootöö Keskuse töötajad kohustatud järgima piltide
ja videomaterjali avalikustamisel ka enda isiklikel kontodel.
Tartu Noorsootöö Keskuse territooriumil kasutatakse isikute ja vara kaitsmise eesmärgil
jälgimisseadmestikku (valvekaameraid). Kaameravalve kasutamise põhjendustega saate
tutvuda keskuse juhiabi juures.
Kui esitate meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude
Seaduse kohaselt peame meie asutusele saadetud ja meie asutuses koostatud
dokumendid registreerima dokumendiregistris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime me
ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime
initsiaalid. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada
mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on
dokumendiregistris avalikud. Kui saabunud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid
andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks.
Pöördumises esitatud andmeid kasutame vaid teile vastamise eesmärgil. Kui peame
vastamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame isikuandmeid üksnes
minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik. Kui meile saadetud
pöördumisele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud
asutusele ja teavitame teid vastavast edastamisest.
Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat, misjärel kuuluvad selle tähtaja
ületanud dokumendid hävitamisele.
Meil on kasutusel Tartu Linnavalitsuse ja tema hallatavate asutuste ühine
dokumendihaldussüsteem GoPro. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud
dokumentidele on linnavalitsuse töötajatest ligipääs vaid neil, kes vajavad seda
teenistusülesannete täitmiseks (nt linnavalitsuse IT-osakond, dokumendihaldussüsteemi
peakasutaja, andmekaitsejuht).
Kui kandideerite noorsootöö keskusesse tööle
Tööle kandideerimisel töötleme kandidaadi avaldatud isikuandmeid, et hinnata sobivust
vastavale töökohale. Sobivuse hindamiseks kogume kandidaadi kohta täiendavat teavet
avalikest allikatest.
Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud
nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad
nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.
Värbamisprotsessi raames säilitame saadud dokumente 1 aasta värbamisprotsessis
tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks, samuti paremusjärjestuses järgmisele
kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks või kandidaadi nõusolekul
tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
Enne töölepingu sõlmimist kontrollime karistusregistrist, ega ei esine asjaolusid, mis
välistaks töötaja töölevõtmist lastega töötava isikuna. Sama päringu teeme kõikide
noortekeskuse töötajate kohta vähemalt kord aastas.
Töölepinguid säilitame 10 aastat pärast töösuhte lõppemist.
Erinevat liiki lepingud (koostöölepingud, rendilepingud)
Lepingute sõlmimiseks küsime lepingu täimiseks vajalikke andmeid (organisatsiooni
nimi, registrikood, aadress, esindusõigusliku isiku nimi, telefoni number, e-posti
aadress). Lepingud registreerime dokumendihaldussüsteemis ja säilitame 10 aastat
peale lepingu lõppemist.
Kellele edastame teie andmeid
Kõik meie kogutud isikuandmed on mõeldud kasutamiseks üksnes noorsootöö keskuses
ning aruandluse raames väljastame andmeid üksnes anonüümsel kujul.
Noorsootöö keskus võib kasutada oma tegevuses erinevaid infosüsteeme (ANK
logiraamat, Tartu linna taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemi SPOKU, linna
dokumendiregister GoPro), mille omanik/haldaja/majutaja töötleb isikuandmeid vaid
infosüsteemi toimimiseks vajalikus mahus ning juhindudes meie isikuandmete
töötlemise tingimustest. Nende infosüsteemidega seotud isikuandmete töötlemise
põhimõtted võivad olla kajastatud konkreetse infosüsteemi kasutustingimustes ja/või
infosüsteemi põhimääruses.
Kõikidel ülalkirjeldamata juhtudel edastame kolmandatele isikutele isikuandmeid vaid
siis, kui selline kohustus tuleneb seadusest. Nt abivajavast lapsest peame teada andma
lastekaitsetöötajale, töösuhetes peame esitama andmeid Maksu- ja Tolliametile,
Haigekassale, Sotsiaalkindlustusametile, kriminaalmenetluses uurimisasutustele, kohtu
nõudmisel kohtule, riikliku järelevalve menetluses järelevalveasutustele, teenistusliku
järelevalve käigus linnavalitsusele.
Kuidas saate tutvuda oma andmetega
Teil on õigus tutvuda kõikide andmetega, mida oleme teie kohta kogunud. Selleks
pöörduge isiklikult noorsootöö keskusesse või saatke digiallkirjastatud taotlus aadressil
carolin.koiv@tartu.ee.
Isikuandmetega tutvumiseks peame oleme veendunud, et tegemist on isikuga, kellel on
õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu võime paluda isiku tuvastamiseks vajaliku
täiendava teabe esitamist.
Sellistele pöördumistele vastame hiljemalt ühe kuu jooksul.
Me keeldume enda isikuandmetega tutvumise soovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
– kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
– kahjustada riiklikku julgeolekut;
– takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste
täideviimist.
Kui teil on mure või kaebus
Kui isikuandmete töötlemise aluseks on eelnevalt antud nõusolek, on teil õigus nõusolek
igal ajal tagasi võtta.
Teil on õigus nõuda isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või muul
põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. Lisaks on teil õigus nõuda ka mittetäielike
isikuandmete täiendamist tulenevalt konkreetse töötlemise eesmärgist.
Teil on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist. Eelkõige
juhul, kui meil ei ole teie isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust.
Teil ei ole õigust nõuda isikuandmete kustutamist selliste andmete puhul, mida
töödeldakse seaduse alusel või lepingu täitmiseks ning isikuandmete töötlemise
eesmärk ei ole ära langenud, sealhulgas ei ole saabunud kogutud andmete säilitamise
lõpptähtaeg.
Teil on õigus esitada igal ajal vastuväiteid meie otsuste ja tegevuse peale vaidena või
pöörduda halduskohtusse. Samuti on teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse
Inspektsiooni poole.
Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate täiendavate küsimuste korral saate
pöörduda andmekaitsespetsialisti poole aadressil andmekaitse@tartu.ee.